OBUA-Toolbox for Ombudspersons at Berlin Research Institutions

Abstract

This Toolbox is developed in the framework of the OBUA-Ombudswesen@BUA project and is aimed at ombudspersons for good research practice at Berlin research institutions. It is structured as a catalog of practical knowledge related to ombuds responsibilities and work, from advising to handling inquiries and cases about suspected research misconduct. The sections include general information about good research practice, role and tasks of ombudspersons, as well as attitudes and skills that can be helpful in the context of ombuds work. Since transition periods between ombudspersons often are too short to transmit knowledge about practical aspects and routines of the work, the Toolbox also includes recommendations for new ombudspersons on how to create the confidential and independent environment required for their work. Furthermore, the Toolbox lists institutional contact points and services within the Berlin University Alliance which ombudspersons within this platform can consult. In the perspective of building prospective institutional memories that preserve these and other locally-dependent aspects, the Toolbox concludes with a template for a practical notebook which active ombudspersons can use to write down their own best-practices, recommendations, and internal processes to make this knowledge available to their colleagues and successors.

Diese Toolbox wurde im Rahmen des Projekts OBUA-Ombudswesen@BUA entwickelt und richtet sich an Ombudspersonen für gute wissenschaftliche Praxis an Berliner Forschungseinrichtungen. Sie dient als Katalog des praktischen Wissens über die Arbeit und Aufgaben von Ombudspersonen, von der Beratung zur Bearbeitung von Anfragen und Verdachtsfällen wissenschaftlichen Fehlverhaltens. Die Abschnitte enthalten allgemeine Informationen zu guter wissenschaftlicher Praxis und den Rollen und Aufgaben von Ombudspersonen sowie Haltungen und Kompetenzen, die im Kontext der Ombudsarbeit hilfreich sein können. Da die Übergangsphasen zwischen Ombudspersonen oft zu kurz sind, um Wissen über die praktischen Aspekte und Routinen der Arbeit zu vermitteln, enthält die Toolbox auch Empfehlungen für neue Ombudspersonen zur Schaffung der vertraulichen und unabhängigen Umgebung, die für ihre Arbeit notwendig ist. Zudem sammelt die Toolbox institutionelle Anlaufstellen und Angebote innerhalb der Berlin University Alliance, die Ombudspersonen innerhalb dieser Plattform nutzen können. Zum Schaffung eines institutionellen Gedächtnisses, das diese und andere lokal-spezifische Aspekte umfasst, enthält die Toolbox schließlich eine Vorlage für ein praktischen Notizbuch, das aktive Ombudspersonen nutzen können, um ihre eigenen Best-Practices, Empfehlungen und internen Strategien aufzuschreiben und ihren Kolleg*innen und Nachfolger*innen zur Verfügung zu stellen.