Digitale Kommunikation: Der Einfluss intramedialer Kontextinformationen auf den Aufwand im E-Mail-Management: Mit Formularen die E-Mail-Flut beherrschen

Abstract

Ein zunehmend steigendes E-Mail-Aufkommen in Unternehmen führt in der Praxis zu Beschwerden bei der E-Mail-Bearbeitung. Die E-Mail-Flut stellt für die Mitarbeiter eine Belastung dar, die durch die Inanspruchnahme individueller zeitlicher, psychischer und kognitiver Leistungsvoraussetzungen zu einem immer größer werdenden Aufwand für die Nutzer wird. Dieser Mehraufwand ist das forschungsauslösende Praxisproblem dieser Arbeit, deren Lösungsansatz sich in der forschungsleitenden Fragestellung der experimentellen Untersuchung wieder findet: Welchen Einfluss haben Kontextinformationen auf den individuellen Aufwand im E-Mail-Management? Am Beispiel der E-Mail wird damit die übergeordnete Problemstellung des effektiven und effizienten Einsatzes digitaler Medien in Organisationen durch die Beschreibung des Wirkungsgefüges interpersonaler medienvermittelter Kommunikation in Organisationen bearbeitet. In diesem Sinne leistet diese Arbeit folgende Beiträge zur wissenschaftsrelevanten Erkenntnissteigerung:

· Entwurf eines medienökonomischen Rahmenmodells als konzeptionellen Bezugsrahmen für den Einsatz digitaler Medien in Organisationen

· Übersicht der institutionellen Kommunikationsaufgaben mit den Aufgaben und Funktionen intraorganisationaler Kommunikation

· Entwurf eines Modells idealtypischer Phasen der E-Mail-Bearbeitung

· Entwicklung eines Kontextrahmens intraorganisationaler Kommunikation als integriertes Kontextkonzept

· Exploration von Aufwand in der computervermittelten Individualkommunikation durch Systematisierung der Aufwandsebenen und Entwicklung von Aufwandsformen

· Identifikation des Einflusses intramedialer Kontextinformationen auf den Bearbeitungsaufwand asynchroner Individualkommunikation durch den Wirkungsnachweis von Context-Enrichment als Anreicherung des Mitteilungskontextes von E-Mails mit intramedialen Kontextinformationen

Die Umsetzung und empirische Überprüfung des Context-Enrichments erfolgte in dieser Untersuchung durch eine Anreicherung von Outlook E-Mail-Formularen mit unternehmensspezifischen, intramedialen Kontextinformationen, wie neben dem Betreff beispielsweise auch die Angabe zur gewünschten Reaktion. Das Konzept des Context-Enrichments über neue E-Mail-Formulare hat sich bei dem durchgeführten Feldexperiment bewährt. Dies gilt nicht nur aus Sicht des Empfängers, sondern auch, wenn der Aufwand für das Erstellen von E-Mails mit einbezogen wird. Die Aufwandsminderung bei der E-Mail-Bearbeitung macht sich besonders bei Vielnutzern und intensiver interner E-Mail-Kommunikation bemerkbar sowie je mehr Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens mit dem neuen Formular arbeiten.

Zusammenfassend zeigt diese Arbeit den Einfluss und die Bedeutung von kommunikationsbegleitenden und intramedialen Kontextinformationen bei medial vermittelter und damit entkontextualisierter, Individualkommunikation auf den Bearbeitungsaufwand von Kommunikationsnachrichten auf und bestätigt die positive Wirkung des Context-Enrichments auf die Arbeitsbelastungen in der E -Mail-Kommunikation.

An increasing appearance of E-Mails in corporations has led to augmented complaints whilst processing such E-Mails. This E-Mail overload is experienced as a burden by those employees, since their individual timings, their psychic and their cognitive abilities and capacities are utilized. This burden, which is more or less an unsolicited additional work, is considered as the main reason for the research work done in this dissertation. The thesis addresses this issue with the leading question: Which impact does context information have on the individual operating expense in E-Mail Management? Using E-Mails as an example, the superior problem of effective and efficient use of digital media in organization is dealt with by describing the interactive effect of computer-mediated communication in organizations. On this note, this dissertation is contributing a relevant share in the following areas:

· Drafting a media-economic framework model as a conceptual frame of reference for the use of digital media in organizations

· Giving an overview of the institutional communication tasks with the tasks and functions of intra-organizational communication

· Drafting a model of typically perfect phases of E-Mail processing

· Developing a context framework of intra-organizational communication as an integrated context concept

· Exploration of the operating expenses of computer-mediated individual communication by systemizing the operating levels and development of operating forms

· Identifying the impact of intra medial context information on the operating expense of asynchronous individual-communication through proofing the general impact of enriching the context of E-Mails with specific, intra medial context information

The implementation accompanied with the empirical study of context enrichment in this dissertation is carried out by enriching Microsoft Outlook E-Mail templates with company-specific intra medial context information - not only a specified reference but a desired reaction. The concept of enriching the E-Mail template s context has proven its worth, as a result of the experiments. This was not only applicable for the recipients under their point of view, but also after taking into account the efforts necessary producing the enriched context on the sender s side. The reduced operating expense for processing E-Mails is mainly beneficial for those users with heavy E-Mail traffic, the ones are using E-Mail augmentative as well as more employees in a company work with the new E-Mail templates.

In summary, this dissertation highlights the impact and the relevance of collateral-communicating intra medial context information for computer- mediated communication on the operating expense necessary for processing messages and affirms the thesis of the positive impact of minimizing the operating expense of E-Mails, which are enriched with context information.