Die Beurteilung von OP-Prozessen mittels der Kennzahlen „Auslastung“ und „Wechselzeit": eine empirische und simulationsexperimentelle Untersuchung

Abstract

Hintergrund. Kennzahlen haben im Krankenhausalltag eine zunehmende Bedeutung um Prozessabläufe zu bewerten und zu steuern. Die häufig verwendeten Kennzahlen Auslastung und Wechselzeit sind hierbei empirisch unzureichend untersucht und deren Zusammenhang mit ungenutzter OP-Zeit ist ungeklärt. Kurze Wechselzeiten durch überlappende Einleitungen werden von vielen Seiten gefordert. Wie sie sich auf den Ressourcenbedarf und OP-Nutzung auswirken ist Gegenstand intensiver wissenschaftlicher Debatten. Methodik. Während eines 8-wöchigen Zeitraums wurden im Zentral-OP des Universitätsklinikums Hamburg Eppendorf mit 9 OP-Sälen sämtliche Prozessabläufe innerhalb der 13-stündigen Blockzeit in 5-Minuten-Intervallen von unabhängigen Beobachtern erfasst. Es wurden hierbei produktive und unproduktive Prozessschritte detailliert dokumentiert und die verschiedenen Formen von auftretenden Wartezeiten und ungenutzter OP Zeit erfasst. Mittels Korrelationsanalysen wurde der Zusammenhang von Auslastung und Wechselzeit einerseits und verschiedenen Formen von Wartezeit und ungenutzter OP-Zeit andererseits analysiert. Um den Effekt überlappender Einleitungen und somit schneller Wechselzeiten auf die OP-Nutzung zu untersuchen, wurde auf Grundlage der erhobenen Prozessablauf- Daten aus einem 2-wöchigen Zeitraum ein Simulationsmodell in Excel erstellt. Ziel war es zu simulieren, welchen Einfluss Veränderungen der Prozesszeiten auf die Auslastung und den Ressourcenbedarf haben. Ergebnisse. Insgesamt wurden 790 Fälle und 3501 OP-Stunden dokumentiert und ausgewertet. Der häufigste Grund für Wartezeit im OP-Saal war das Warten auf den Patienten, gefolgt von fehlenden Personalressourcen. Zwischen Auslastung und ungenutzter OP-Zeit ließ sich eine Korrelation feststellen. Der höchste Korrelationskoeffizient betrug rs=0,745 zwischen OP-Auslastung (Chirurgische Zeit innerhalb Blockzeit/Blockzeit) und gesamter ungenutzter OP-Zeit. Dies wurde hauptsächlich durch die OP-Zeit ohne Programm hervorgerufen. Durch die große Variabilität der Daten ist die Aussagefähigkeit der Auslastung als Parameter für ungenutzte OP-Zeit jedoch eingeschränkt. Die Auslastung ließ keine Rückschlüsse auf vermeidbare Wartezeiten zu. Die Korrelationsanalyse zwischen Wartezeit und Wechselzeit zeigte nur geringe Werte (rs zwischen 0,032 und 0,183). Das Simulationsmodell der überlappenden Einleitung zeigte bei komplett überlappender Einleitung im Vergleich zu nicht überlappender Einleitung vor allem in der Mittagszeit einen signifikant erhöhten Bedarf an Anästhesieteams an. Die erzielte Reduzierung von Überstunden war zumeist gering und in 29,6% der Fälle wurden durch die komplett überlappende Einleitung weder Überauslastung eingespart noch wurde zusätzliche freie Zeit innerhalb der Blockzeit erzielt. Diskussion und Schlussfolgerungen. Die Kennzahlen Auslastung und Wechselzeit lassen keinen Rückschluss auf vermeidbare Wartezeiten im OP zu und sind daher als Parameter für die Güte der OP-Abläufe nicht geeignet. Überlappende Einleitungen und infolgedessen kurze Wechselzeiten erfordern zusätzliche Anästhesieteams. Meist ermöglichen sie nur eine geringe Reduzierung der Überauslastung und erzeugen nicht ausreichend freie Zeit innerhalb der Blockzeit, um verlässlich weitere OP-Fälle durchzuführen.

Background. Key performance indicators (KPIs) have an increasing impact in hospital´s daily routine to evaluate and manage perioperative workflow. The frequently used KPIs utilization rate and turnover time are empirically insufficient studied and the correlation to unused operating room (OR) times is unexplained. Short turnover times are claimed by many parties. Their influence on OR resources and OR utilization is a major focus in scientific controversies. Methods. During an 8-week-period in a busy 9 OR surgical suite at the university hospital of Hamburg all OR processes within 13 h blocktime were recorded in 5-minute-intervals by independent observers. Productive and non-productive processes were documented detailedly and the different types of waiting time and unused OR time were collected. Using correlation analysis the correlation of utilization rate and turnover time on one hand and waiting time and unused OR time on the other hand was analysed. To study the effect of overlapping anesthesia induction and in consequence shorter turnover times on the OR utilization a simulation model in Excel was generated on the basis of the recorded OR workflow data. The goal was to detect the influence of changes in OR process times on utilization rate and need of resources. Results. A total of 3501 OR hours, in which 790 surgical cases were performed, was documented and evaluated. The single most important reason for waiting time was the patient not being available in the OR in time, followed by waiting time for OR staff. A correlation of utilization rate and unused OR time was detected. The highest correlation coefficient was rs=0,745 between utilization rate (surgical time within block time divided by available block time) and total unused OR time. This was mainly caused by OR time without scheduled cases. But the informational value of utilization rate as a KPI for unused OR time is limited because of the considerable variability of data. It was not possible to conclude from utilization rate on avoidable waiting time. Correlation analysis of turnover time and waiting time led to low correlation coefficients (rs between 0,032 and 0,183). The simulation model of overlapping anesthesia induction indicated a significantly increased need of anesthesiological teams at noon comparing totally overlapping induction and non overlapping induction. The generated reduction of overutilization was mostly low and in 29,6% of cases totally overlapping induction could neither lead to less overutilization nor create additional underutilization within blocktime. Discussion and conclusion. The KPIs utilization rate and turnover time do not detect avoidable waiting time in the OR, therefore they are not appropriate as a parameter of OR workflow´s quality. Overlapping anesthesia induction and in consequence shorter turnover times require additional anesthesiological teams. In most cases they enable just a small reduction of overlutilization and do not create sufficient underutilization within block time to perform reliably additional cases.